Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Website showrate.app sowie in der Software-as-a-Service-Anwendung ShowRate (zusammen: „Dienst“). ShowRate ist eine Plattform für Terminbuchung, Funnels, CRM und Vertriebs-Tracking und richtet sich ausschließlich an Unternehmen (B2B).

1. Verantwortlicher

Prociro LLC, 1209 Mountain Road Pl NE, Ste N, Albuquerque, NM 87110, USA („wir“). Kontakt: info@showrate.app.

Vertreter in der Europäischen Union gemäß Art. 27 DSGVO: [EU-Vertreter benennen oder Entbehrlichkeit anwaltlich prüfen]

2. Rollenverteilung: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Bei ShowRate sind zwei Rollen zu unterscheiden:

• Eigene Verantwortlichkeit: Für den Betrieb der Website, die Registrierung und Verwaltung von Nutzerkonten sowie die Sicherheit der Plattform sind wir Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
• Auftragsverarbeitung: Daten von Leads, Interessenten und Terminbuchenden („Endkunden-Daten“), die unsere Geschäftskunden („Kunden“) über ihre Buchungsseiten, Funnels, das CRM oder Integrationen in ShowRate verarbeiten, verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Kunden (Art. 28 DSGVO). Verantwortlicher für diese Daten ist der jeweilige Kunde. Mit jedem Kunden schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) — erhältlich über info@showrate.app. Betroffene wenden sich zur Ausübung ihrer Rechte bezüglich Endkunden-Daten vorrangig an das Unternehmen, bei dem sie einen Termin gebucht oder ein Formular ausgefüllt haben.

3. Hosting und Server-Logfiles

Der Dienst wird auf Servern des Anbieters [Hosting-Anbieter und Serverstandort final bestätigen (derzeit: Latitude.sh)] betrieben. Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet der Webserver automatisch technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer, User-Agent, Statuscode). Diese Daten dienen der Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nach spätestens [Logdauer festlegen, z. B. 14 Tagen] gelöscht, sofern kein sicherheitsrelevanter Vorfall eine längere Aufbewahrung erfordert.

4. Cookies

ShowRate setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies ein (insbesondere Session-Cookies zur Anmeldung und Sicherheits-Token, z. B. CSRF- und OAuth-State-Cookies). Diese sind für den Betrieb des Dienstes erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ein Einwilligungsbanner ist dafür nicht erforderlich. Auf der Website showrate.app selbst setzen wir keine Marketing- oder Tracking-Cookies ein. Zu Tracing-Technologien, die unsere Kunden auf ihren eigenen Buchungsseiten konfigurieren, siehe Ziffer 11.

5. Registrierung und Nutzerkonten

Bei der Registrierung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort (gehasht), optional Telefonnummer und Profilbild sowie Organisations-Zugehörigkeit und Rolle. Optional kann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) aktiviert werden. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach dessen Ende gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Terminbuchung, Funnels und CRM (Endkunden-Daten)

Über Buchungsseiten, Einbettungen („Embeds“) und Funnels unserer Kunden werden — je nach Konfiguration des Kunden — folgende Daten der Endkunden verarbeitet: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewählter Termin, Zeitzone, Antworten auf Formularfragen, Notizen, Kampagnenparameter (UTM, Klick-IDs, Referrer) sowie der Verlauf der Interaktion (z. B. Terminbestätigung, Verschiebung, Storno, Erinnerungen, Anwesenheit). Diese Verarbeitung erfolgt im Auftrag des jeweiligen Kunden (siehe Ziffer 2).

Transaktionale E-Mails (Bestätigungen, Erinnerungen, Absagen, Kalendereinladungen) versenden wir über den Dienstleister Resend (Resend, Inc., USA) als Auftragsverarbeiter. Erinnerungen per SMS oder WhatsApp werden nur versendet, wenn der Endkunde dem im Buchungsformular ausdrücklich zugestimmt hat (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); der Versand erfolgt über den vom jeweiligen Kunden gewählten Kommunikationsdienstleister.

7. Kalender-Synchronisation mit Google (Google Calendar API)

Nutzer können ihr Google-Konto mit ShowRate verbinden, um ihren Google Kalender zu synchronisieren. Dabei verarbeiten wir mit Einwilligung des Nutzers (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO):

• Frei/Belegt-Informationen (Scope calendar.freebusy): ausschließlich, um belegte Zeiträume bei der Slot-Berechnung zu blockieren. Inhalte von Kalendereinträgen werden dabei weder gelesen noch gespeichert.
• Termin-Erstellung (Scope calendar.events): um über ShowRate gebuchte Termine in den Google Kalender des Nutzers zu schreiben (inkl. Termindetails und Teilnehmern) und bei Storno wieder zu entfernen.
• Konto-Basisdaten (E-Mail-Adresse), um die Verbindung dem richtigen Konto zuzuordnen.

OAuth-Zugriffstoken werden in unserer Datenbank gespeichert und ausschließlich für die beschriebenen Funktionen verwendet. Die Verbindung kann jederzeit in den ShowRate-Einstellungen (die Token werden dabei gelöscht) oder unter myaccount.google.com/permissions widerrufen werden.

Google Limited Use Disclosure: Die Nutzung von Informationen, die ShowRate über Google-APIs erhält, und deren Übertragung an andere Anwendungen richtet sich nach der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use requirements“). Im Original: “ShowRate's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.” Insbesondere verwenden wir Google-Nutzerdaten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und gestatten Menschen den Zugriff darauf nur mit Einwilligung des Nutzers, aus Sicherheitsgründen oder soweit gesetzlich erforderlich.

Keine Nutzung für KI/ML: Über Google-APIs erhaltene Nutzerdaten (Frei/Belegt-Informationen, Kalendereinträge, Konto-E-Mail) werden zu keinem Zeitpunkt an KI-/Machine-Learning- Dienste übertragen und weder von uns noch von Dritten zum Training, zur Entwicklung oder zur Verbesserung von KI-/ML-Modellen verwendet. Soweit ShowRate an anderer Stelle KI-Funktionen einsetzt (Transkription eigener Telefonaufzeichnungen, Priorisierung von Formularantworten), verarbeiten diese ausschließlich Daten, die nicht aus Google-APIs stammen.

8. Kalender-Synchronisation mit Microsoft 365 / Outlook

Analog können Nutzer ihr Microsoft-Konto verbinden (Microsoft Graph API, delegierte Berechtigungen Calendars.ReadWrite und OnlineMeetings.ReadWrite). Wir verarbeiten Frei/Belegt-Informationen zur Slot-Berechnung, schreiben gebuchte Termine in den Outlook-Kalender und erstellen auf Wunsch automatisch Microsoft-Teams-Besprechungen für gebuchte Termine. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); der Widerruf ist jederzeit in den ShowRate-Einstellungen oder in den Microsoft-Kontoeinstellungen (account.live.com/consent/Manage) möglich. Es gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von Microsoft.

9. Zoom-Integration

Verbindet ein Nutzer bzw. ein Kunde sein Zoom-Konto, erstellt ShowRate für gebuchte Termine automatisch Zoom-Meetings und übermittelt dazu Termindaten (Titel, Zeit, Dauer) an Zoom Video Communications, Inc. Zur Anwesenheitserkennung (Show/No-Show) können Teilnahmedaten des Meetings abgerufen werden. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung bzw. die Vertragserfüllung gegenüber dem Kunden. Es gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von Zoom.

10. Telefonie, Gesprächsaufzeichnung und KI-Transkription

Für die integrierte Telefonie (Power-Dialer, Softphone) nutzen wir den Kommunikationsdienstleister Telnyx LLC (USA) als Auftragsverarbeiter. Verarbeitet werden Rufnummern, Verbindungsdaten und — sofern vom Kunden aktiviert — Gesprächsaufzeichnungen. Aufzeichnungen können automatisiert durch ein KI-System transkribiert und dem Kontakt im CRM zugeordnet werden.

Wichtig: Das Aufzeichnen von Telefongesprächen ist nur mit Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer zulässig (§ 201 StGB). Die Einholung dieser Einwilligung obliegt dem jeweiligen Kunden als Verantwortlichem; ShowRate stellt hierfür lediglich die technische Funktion bereit.

11. Tracking- und Werbe-Integrationen unserer Kunden

Kunden können auf ihren eigenen Buchungsseiten, Embeds und Funnels Tracking- und Werbe-Technologien konfigurieren, insbesondere Google Tag Manager / dataLayer-Events, Meta-Pixel und Meta Conversions API (Meta Platforms, Inc.), Google Ads (Enhanced Conversions) sowie den Import von Meta Lead Ads. Verantwortlicher für diese Verarbeitungen ist der jeweilige Kunde; ShowRate agiert als Auftragsverarbeiter und übermittelt Ereignis- und Konversionsdaten nur nach Maßgabe der Konfiguration und des vom Endkunden erteilten Consent-Signals. Die Pflicht, hierfür erforderliche Einwilligungen (TDDDG/DSGVO) über ein Consent-Management einzuholen, liegt beim Kunden.

12. Webhooks und Automatisierung

Kunden können Ereignisse (z. B. neue Buchung, Absage, fällige Erinnerung) per Webhook an selbst gewählte Drittsysteme übertragen, z. B. make.com (Celonis-Gruppe) oder eigene Endpunkte. Umfang und Empfänger dieser Übertragungen bestimmt allein der Kunde; er ist für die Rechtmäßigkeit der Weitergabe verantwortlich.

13. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Kategorien von Dienstleistern ein (je nach Konfiguration des Kunden):

14. Übermittlung in Drittländer

Soweit Daten in die USA oder andere Drittländer übermittelt werden, stützen wir dies auf Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission (insbesondere das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist) oder auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) einschließlich ergänzender Maßnahmen. Da der Verantwortliche seinen Sitz in den USA hat, findet die Verarbeitung teilweise außerhalb der EU statt; [Transfer-Mechanismus für die eigene Verarbeitung anwaltlich prüfen].

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist: Kontodaten für die Dauer des Vertrags; Endkunden-Daten gemäß den Weisungen und Löschkonzepten des jeweiligen Kunden; Protokoll- und Ereignisdaten (Event-Log) für die Dauer des Vertrags zur Nachvollziehbarkeit; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Nach Vertragsende werden Kundendaten nach einer Übergangsfrist von [Frist festlegen, z. B. 30 Tagen] gelöscht.

16. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für Endkunden-Daten wenden Sie sich bitte vorrangig an das Unternehmen, über das Sie mit ShowRate in Kontakt gekommen sind (siehe Ziffer 2).

17. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, u. a. TLS-Verschlüsselung sämtlicher Verbindungen, gehashte Passwörter, optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Zugriffskontrollen, mandantengetrennte Datenhaltung und regelmäßige Sicherheitsupdates.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter showrate.app/datenschutz abrufbar.